宿泊者名簿を紙からスマホへ移すときに、つまずく5つのこと

変わるのは書式ではなく、決めごとの置き場所

紙の名簿には、書式の中に運用が溶けています。「ここは埋めなくていい」「外国の方はこっち」といった判断が、フロントに立つ人の頭の中にあります。人が替わると、その判断も一緒に消えます。

スマホ入力に移すと、その判断を先に決めて設定として置くことになります。手間が増えたように感じるのはこのためで、実際には今まで毎回その場でやっていたことを、一度だけまとめてやっているだけです。

だから移行の作業は、書式を作ることではありません。次の5つを決めることです。

決める5つ

• ① 何を集めるか — 氏名以外（住所・職業・電話・メール・宿泊人数）は、必要な宿だけが出す。
• ② 外国籍のお客様に何を追加で聞くか — 国籍と旅券番号を出すかどうか。全員に出すか、申告があった方にだけ出すか。
• ③ 署名を取るか — 手書き署名を画面で受け取るか、取らないか。
• ④ いつまで置くか — 保管の期間と、期限が来た記録をどう扱うか。
• ⑤ 誰が見るか — 名簿を開ける人を限る運用にするかどうか。

外国籍のお客様の項目は、全員に出さない

旅券番号の欄を全員に出すと、日本国内から来たお客様が「自分は関係あるのか」で止まります。止まった人はフロントを探します。紙をやめた意味が薄れる典型がこれです。

宿によっては全員に求める運用が要ることもあります。どちらが正しいかは業態と自治体で変わるので、こちらでは決め打ちにしていません。設定で切り替えられるようにしてあります。

迷ったら、まず「申告があった方にだけ出す」で始めて、必要が分かってから広げるのが安全です。

保管と削除は、先に決めておかないと後で困る

名簿は貯まります。貯まったものをいつ消すかを決めていないと、消してよいのか分からない記録が積み上がります。期間には定めがありますので、必ずご自身の業態と自治体で確認してください。こちらから「これで大丈夫」とは申し上げられません。

決めたら、期限が来た記録が自動で消えるようにしておくと運用が楽になります。ConcierBot では保管日数を設定でき、日次の処理で期限切れを削除します。設定しない場合は消えません。

お客様ご本人から削除を求められたときのために、記録を1件ずつ消せる導線も用意しています。元には戻せないので、保管の定めに反しないかを確認してから実行してください。

当日いちばん困るのは、電波です

山あいの一棟貸しや、地下の入口では、お客様の電波が届かないことがあります。記入画面は通信を使うので、そこで止まります。

紙を完全に捨てず、1枚だけ予備を置いておく宿が多いのはこのためです。デジタルに移しても、電波が無い場所の分だけは紙が残る、と考えておくと当日に慌てません。

あわせて、到着前に書いてもらう導線を用意しておくと、この問題自体が起きにくくなります。